Παραμετρικά μηνύματα

Λύστε το πρόβλημα ενημέρωσης των πελατών σας γρήγορα και οικονομικά

Έστω ότι ένα λογιστικό γραφείο θέλει να ενημερώσει τους πελάτες του για τις τρέχουσες οφειλές τους σε ΦΠΑ και ΙΚΑ. Η διαδικασία αυτή μέχρι τώρα γίνονταν μέσω τηλεφωνικής επικοινωνίας και απαιτούσε πολλές ανθρωποώρες και είχε αυξημένο κόστος. Η χρήση του Senditnow.gr σας λύνει αυτά τα προβλήματα!

Έστω ότι το μήνυμα που θέλετε να στείλετε είναι της μορφής: "Κ. Παππά, σας ενημερώνουμε για τις τρέχουσες οφειλές σας. ΦΠΑ: 880,55 ευρώ, ΙΚΑ: 1.780,11 ευρώ. Παρακαλώ επικοινωνήστε με το λογιστικό μας γραφείο". όπου οι κόκκινοι χαρακτήρες θα είναι παραμετρικοί και θα αλλάζουν ανάλογα με τον παραλήπτη του μηνύματος (δεν είναι ανάγκη να τους πληκτρολογείτε κάθε φορά). Υπάρχουν αρκετοί τρόποι για να εκτελέσετε αυτή την εργασία. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τις επαφές σας μέσα από το Senditnow.gr και να εισάγετε εκεί τις απαραίτητες πληροφορίες (πχ ΦΠΑ και ΙΚΑ). Στη συνέχεια αποστέλλετε το μήνυμα στις επιλεγμένες επαφές. Εναλλακτικά μπορείτε να δημιουργήσετε ένα αρχείο το οποίο θα περιέχει τις επιθυμητές πληροφορίες που θέλετε να στείλετε και το οποίο θα "εισάγετε" (Import - Upload) στο Senditnow.gr

Βήμα 1ο: Δημιουργία του αρχείου με τις επαφές και τις παραμέτρους Θα πρέπει να δημιουργήσουμε ένα αρχείο κειμένου (CSV, comma separated value) χρησιμοποιώντας κάποιο πρόγραμμα, όπως το Σημειωματάριο (Notepad) των Windows ή το Microsoft Excel. Επίσης μπορεί αυτό το αρχείο να δημιουργείται αυτόματα μέσω του λογισμικού που χρησιμοποιείτε στο γραφείο ή την επιχείρησή σας.
Το αρχείο θα πρέπει να περιέχει τις παρακάτω πληροφορίες:
Κιν. τηλέφωνο
Τίτλος
Όνομα / Επωνυμία
Επίθετο
email
Ελεύθερο πεδίο1
Ελεύθερο πεδίο2
Ελεύθερο πεδίο3
Ελεύθερο πεδίο4
Όνομα group
Για παράδειγμα δημιουργούμε το αρχείο Message1.csv με τις εξής πληροφορίες:
306912345678;κ.;Αντωνίου;Αντώνης;;222,22;333,33;;;Group1 306923456789;κα.;Ιωάννου;Ιωάννα;;450;1.234,56;;;Group1 ...... 306998765432;κ.;Παππά;Παύλο;;983,12;4.987;;;Group1 όπου στο Ελεύθερο Πεδίο 1 γράψαμε την οφειλή σε ΦΠΑ και στο Ελεύθερο Πεδίο 2 γράψαμε την οφειλή σε ΙΚΑ.
Τα τηλέφωνα πρέπει να ξεκινάνε με τον κωδικό της χώρας (πχ 30 για Ελλάδα). Εάν οι επαφές αυτές δεν υπάρχουν στον κατάλογο τουSenditnow.gr τότε θα δημιουργηθούν αυτόματα. Εάν υπάρχουν τότε θα γίνει ενημέρωση τους με τα καινούρια δεδομένα.

Βήμα 2ο: "Ανέβασμα" (import) του αρχείου στο Senditnow.gr Συνδέεστε στο site Senditnow.gr (για το οποίο εννοείται ότι έχετε δημιουργήσει λογαριασμό χρήστη και έχετε επαρκές υπόλοιπο για την αποστολή των μηνυμάτων) και από την επιλογή Βοηθητικά κάνετε την εισαγωγή του αρχείου Message1.csv
Μετά την εισαγωγή έχει δημιουργηθεί μια ομάδα παραληπτών με το όνομα Group1 η οποία περιέχει τις εγγραφές που γράψαμε στο αρχείο Message1.csv.

Βήμα 3ο: Δημιουργία του παραμετρικού μηνύματος Στο site Senditnow.gr επιλέγουμε το "Αποστολή SMS", τσεκάρουμε την επιλογή "Πλήρες", επιλέγουμε ως παραλήπτη του μηνύματος την ομάδα Group1 και σαν μήνυμα γράφουμε:
%2% %4%, σας ενημερώνουμε για τις τρέχουσες οφειλές σας. ΦΠΑ: %6% ευρώ, ΙΚΑ: %7% ευρώ. Παρακαλώ επικοινωνήστε με το λογιστικό μας γραφείο". όπου οι παράμετροι:
%2% = Τίτλος (κ. / κα.)
%4% = Επώνυμο (Αντωνίου / Ιωάννου / ... / Παππά)
%6% = Ελεύθερο Πεδίο 1 (222,22 / 450 / 983,12)
%7% = Ελεύθερο Πεδίο 2 (333,33 / 1.234,56 / 4.987)
Δεν χρειάζεστε να θυμάστε σε τι αντιστοιχεί η κάθε παράμετρος (πχ %2% = Επώνυμο) καθώς μπορείτε με το ποντίκι πολύ εύκολα να επιλέξετε το παραμετρικό πεδίο που επιθυμείτε.

Βήμα 4ο: Αποστολή του μηνύματος Πατήστε αποστολή και το μήνυμα στάλθηκε! Έχετε πλήρη εικόνα του ιστορικού με την ημερομηνία και ώρα αποστολής του μηνύματος, αναφορά παραλαβής, περιεχόμενο μηνύματος κλπ.